Privacybeleid

Om onze activiteiten uit te kunnen voeren verwerkt Scouting Spaarnegeuzen persoonsgegevens. Via ons privacybeleid willen wij u graag informeren over hoe wij omgaan met deze gegevens zodat we de privacy van onze leden en hun ouders / wettelijk vertegenwoordigers zo goed mogelijk borgen.

In dit privacybeleid wordt antwoord gegeven op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Spaarnegeuzen via het ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacybeleid van Scouting Nederland is terug te vinden op https://www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

Persoonsgegevens

De lidmaatschapsregistratie verloopt via een inschrijfformulier. Bij jeugdleden wordt aan de ouders c.q. wettelijk vertegenwoordigers een inschrijfformulier uitgereikt. Leden van 18 jaar of ouder ontvangen zelf het inschrijfformulier. Het volledige ingevulde inschrijfformulier wordt ingeleverd bij de leiding van de desbetreffende speltak. Het inschrijfformulier wordt ondertekend door de wettelijke vertegenwoordiger(s) van het jeugdlid of door het (jeugd)lid zelf als het (jeugd)lid 18 jaar of ouder is.

De leiding zorgt ervoor dat het inschrijfformulier in het bezit komt van de beheerder van de ledenadministratie. Deze gegevens worden geregistreerd in Scouts Online (SOL) en hierna wordt het inschrijfformulier gedurende het lidmaatschap, of totdat aan alle verplichtingen is voldaan, bewaard. Hierna wordt het vernietigd.

Wie ziet wat in SOL?

Wij maken gebruik van de centrale ledenadministratie van Scouting Nederland: Scouts OnLine. Dit systeem is door leden, leiding en bestuur te raadplegen en te bewerken. Natuurlijk heeft niet iedereen heeft toegang tot alle informatie. Leden kunnen zelf met een persoonlijk Mijn Scouting-account hun eigen gegevens inzien en (deels) bewerken. Ieder lid kan adresgegevens van zijn of haar speleenheid (bijvoorbeeld ‘Dolfijnen’ of ‘Zeeverkenners’) inzien om contact te leggen. De leiding kan de gegevens van leden van de hun eigen speleenheid inzien. De beheerder van de ledenadministratie heeft toegang tot alle gegevens en mag mutaties uitvoeren voor alle leden van Scouting Spaarnegeuzen. Bestuursleden kunnen gegevens raadplegen maar kunnen geen mutaties uitvoeren.

Voor meer informatie over Scouts Online zie het privacy beleid van Scouting Nederland op https://www.scouting.nl/privacy. Een account voor Scouts Online aanvragen kan via: https://login.scouting.nl/account/new/

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren ontvangen de wettelijk vertegenwoordigers van de leden, van de penningmeester via een email een verzoek tot betaling van de contributie en kampgelden. De groepsraad heeft inzicht in de financiële administratie. De penningmeester beheert de contributie- en debiteurenadministraties en kan de gegevens van alle leden van Scouting Spaarnegeuzen inzien.

Inschrijfformulieren voor activiteiten – Gezondheidsinformatie

Voor activiteiten, waaronder onze kampen, hanteert Scouting Spaarnegeuzen een apart inschrijfformulier. Dit formulier ontvangt de wettelijke vertegenwoordiger(s) van het jeugdlid, of het (jeugd)lid zelf, per e-mail ruim voordat de activiteit plaatsvindt. Dit inschrijfformulier moet ingevuld en voorzien van handtekening in hardcopy (dus niet terug gemaild) worden ingeleverd bij de leiding van de desbetreffende speltak. Op dit formulier is ruimte om relevante informatie over de gezondheid of medicatie van het lid in te vullen. Het verstrekken van deze gezondheidsinformatie is een vrije keuze en de verantwoordelijkheid van de wettelijk vertegenwoordiger/(jeugd)leden van 18 jaar of ouder.

De ingeleverde inschrijfformulieren worden door het leidingteam zorgvuldig bewaard en niet digitaal geregistreerd. De inschrijfformulieren zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam. Het formulier wordt na afloop van de activiteit vernietigd.

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de leiding ook tijdens reguliere opkomsten op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Binnen Scouting Spaarnegeuzen worden deze gegevens alleen geregistreerd, als dat noodzakelijk is om een goede verzorging en behandeling te kunnen waarborgen. Hiervoor is een gezondheidsformulier beschikbaar. Het verstrekken van deze gezondheidsinformatie is een vrije keuze en de verantwoordelijkheid van de wettelijk vertegenwoordiger/(jeugd)leden van 18 jaar of ouder.

Beeldmateriaal

Scouting Spaarnegeuzen maakt foto’s en video’s van activiteiten voor promotie van de vereniging en als herinnering voor de leden. Wij gaan ervan uit dat leden en/of hun wettelijk vertegenwoordigers akkoord gaan met het maken van beeldmateriaal tenzij anders aangegeven. Wij vragen bij de inschrijving als lid expliciet toestemming voor eventuele publicatie van dit beeldmateriaal. Eerder verleende toestemming is altijd in te trekken. Mocht er onverhoopt specifiek beeldmateriaal zijn gepubliceerd waar u problemen mee heeft, kunt u dit via de mail melden bij de leiding zodat dit zo snel mogelijk kan worden verwijderd. Dat geldt ook wanneer er eerder in algemene zin toestemming voor publicatie heeft gegeven.

Wij hebben geen invloed op het maken en/of publiceren van beeldmateriaal door derden of afzonderlijke leden.

Communicatie

Contactlijst speltak

Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de leiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam.

Besloten chatgroepen

Scouting Spaarnegeuzen maakt gebruik van besloten chatgroepen (bijvoorbeeld via WhatsApp) om direct met ouders of leden te communiceren. Op het inschrijfformulier kan vermeld worden of men deel wil nemen aan de chatgroep van de desbetreffende speltak.

E-mail

Scouting Spaarnegeuzen maakt gebruik van e-mailberichten voor de communicatie met leden en/of wettelijk vertegenwoordigers. Scouting Spaarnegeuzen gaat er bij aangaan van het lidmaatschap van uit, dat hiermee toestemming wordt gegeven voor het gebruik van de opgegeven e-mailadressen.

Beëindigen lidmaatschap

De Beheerder van de ledenadministratie (SOL) zal bij beëindiging van het lidmaatschap het lid in SOL uitschrijven bij Scouting Spaarnegeuzen. Na afloop van het lidmaatschap worden de persoonsgegevens (van het uitgeschreven lid) nog wel bewaard in SOL. De gegevens van oud leden kunnen alleen bekeken worden door een rol “Gegevensbeheerder Oud Leden”. De gegevens kunnen niet gewijzigd worden en dienen uitsluitend voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden. De gegevens kunnen ook gebruikt worden bij het organiseren van een reünie en om ervoor te zorgen dat een lid bij her inschrijven binnen 2 jaar niet alle gegevens opnieuw hoeft in te voeren.

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform de ‘procedure datalekken bewerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)

Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Spaarnegeuzen binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via secretaris@spaarnegeuzen.nl. Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Vragen en klachten:

Vragen of klachten kunnen gemeld worden bij de groepsraad via secretaris@spaarnegeuzen.nl

Vastgesteld in de groepsraad op 18-05-2018